想要最佳的媒體曝光宣傳? 記者會流程五步驟大公開1 min read

By 2019-12-27 29 12 月, 2019 數位行銷方法
採訪麥克風

當你有新產品發表、提升企業形象或舉辦活動等需求,又想做宣傳尋求媒體大量曝光,辦一場記者會是個快速有效的方法。但是,你知道該怎麼規劃成功的記者會流程嗎?而記者會流程中又有哪些該注意的眉角呢?本文將透過5個步驟,教你如何順利辦一場成功的記者會,讓你的企業價值透過媒體的公信力傳散!

 

你的公司沒有公關行銷等相關部門,卻臨時想舉辦記者會,可能就會有以下擔憂和疑問:

l   我不懂記者會SOP,第一次辦能帶來宣傳效果嗎?

l   辦記者會是不是要砸大錢、花很多人力和時間?

l   記者會一定得要是大品牌或大型廠商才能舉辦嗎?

l   沒有認識的記者人脈,那些媒體會理我嗎?

若有以上問題不用擔心,先來了解記者會流程,掌握接下來的五大步驟,做好萬全準備!

 

攝影記者拍攝現場

圖:記者會現場/Pixabay

 

一次搞懂記者會流程五大步驟

1. 前置企劃準備:

規劃出記者會的主題企劃,列出檢核項目表,並且決定好舉辦記者會的時間。尤其需特別注意當天是否撞期重要大事,例如節慶、學測指考,或是另有名人召開記者會等。記者會依新聞重要程度選擇是否採訪,因此選個好日子避開大事件來提升記者的出席率吧!(案例可參考行銷人此文:「正妹記者會」碰上空難、學運搶新聞 資深公關用 2500 元…獲蘋果日報半版刊登)

 

2. 安排合適場地:

記者會的規模從小型茶敘到大型新品發表會都有,所以要依照內容挑選合適的空間以及設備,才不會造成地方太大看起來人太少或是擠得要命的窘境。尤其電視台記者會有大型攝影器材和腳架,提供一個舒適的空間拍攝很加分,而地理位置方便到達、好停車也會讓記者更願意前來採訪。

記者會場地

圖:記者會依規模準備合適空間/Pixabay

 

3. 邀請記者媒體:

建議在活動的前3~5天發送記者邀請函。這在記者會SOP中是個重要環節,若你有吸睛的議題包裝,也幫記者做好所有功課,附上清楚的相關資料,例如記者會完整流程、講辭介紹、企業或產品背景資料、照片…等,可讓曝光資訊更完整。另外記者通常都會分支線採訪,邀請函也需依據你的記者會內容發給對應的編採小組,像是生活產經、醫療、娛樂等,才不會得不到媒體回應喔!

 

4. 現場活動進行與控管:

當天讓記者會流程順利走完是唯一準則!所以現場時間安排及現場秩序要掌控良好,事前也建議先模擬突發狀況或是練習負面提問。在記者會中,也可以善用PPT、背板及播放影片等工具,讓記者會畫面更豐富。切記講者時間不宜太落落長,最後也要保留讓記者提問的時間,增加互動。

 

5. 會後作業與發佈新聞稿:

記者會結束後,除了恢復場地,更重要的是把事後新聞稿發給未出席的記者,才算是將記者會SOP走完!而新聞稿的內容包含傳遞企業要傳達的理念、簡單明瞭的公司或產品服務介紹,還有本次記者會的目的。透過新聞稿完整傳達來顯現新聞價值。後續也記得留下聯絡方式,或許還會有進一步合作的機會呢!

整合行銷

圖:整合行銷讓記者會帶來更多曝光/ Pixabay

 

創造更多曝光,來讓記者會發揮更大效益吧!

通常記者會結束後,話題就會跟著消失,若無法持續延伸話題、維持熱度,則相當可惜,那該如何延續話題呢?你可以透過整合線上的資源,利用網路的力量讓記者會有更大的曝光與傳散。(可參考此文,認識更多行銷手法:網路行銷 4 大案例分享,用各種行銷手法創造高成效!

 

宏林跨媒體整合行銷案例參考:新聞媒體轉載分享巨匠美語創意影片

 

記者會流程眉角多,讓專業的來事半功倍

我們回到一開始讓你煩惱的問題,記者會流程看似複雜,花費的人力和心力難以計算,建議可以交由整合行銷公司來協助整合規劃,透過他們累積的經驗與人脈,確保媒體露出。現在記者會的形式有很多種,也能依照需求為企業或產品做客製化,尤其是透過行銷專業為記者會打造亮點,會讓你的記者會更加分,再加上其他整合行銷操作,讓行銷預算發揮最大價值!

 

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