當你有新產品發表、提升企業形象或舉辦活動等需求，又想做宣傳尋求媒體大量曝光，辦一場記者會是個快速有效的方法。但是，你知道該怎麼規劃成功的記者會流程嗎？而記者會流程中又有哪些該注意的眉角呢？本文將透過5個步驟，教你如何順利辦一場成功的記者會，讓你的企業價值透過媒體的公信力傳散！
你的公司沒有公關行銷等相關部門，卻臨時想舉辦記者會，可能就會有以下擔憂和疑問：
- 我不懂記者會SOP，第一次辦能帶來宣傳效果嗎？
- 辦記者會是不是要砸大錢、花很多人力和時間？
- 記者會一定得要是大品牌或大型廠商才能舉辦嗎？
- 沒有認識的記者人脈，那些媒體會理我嗎？
若有以上問題不用擔心，先來了解記者會流程，掌握接下來的五大步驟，做好萬全準備！
圖：記者會現場/Pixabay
一次搞懂記者會流程五大步驟
前置企劃準備
規劃出記者會的主題企劃，列出檢核項目表，並且決定好舉辦記者會的時間。尤其需特別注意當天是否撞期重要大事，例如節慶、學測指考，或是另有名人召開記者會等。記者會依新聞重要程度選擇是否採訪，因此選個好日子避開大事件來提升記者的出席率吧！(案例可參考行銷人此文：「正妹記者會」碰上空難、學運搶新聞 資深公關用 2500 元…獲蘋果日報半版刊登)
安排合適場地
記者會的規模從小型茶敘到大型新品發表會都有，所以要依照內容挑選合適的空間以及設備，才不會造成地方太大看起來人太少或是擠得要命的窘境。尤其電視台記者會有大型攝影器材和腳架，提供一個舒適的空間拍攝很加分，而地理位置方便到達、好停車也會讓記者更願意前來採訪。
圖：記者會依規模準備合適空間/Pixabay
邀請記者媒體
建議在活動的前3~5天發送記者邀請函。這在記者會SOP中是個重要環節，若你有吸睛的議題包裝，也幫記者做好所有功課，附上清楚的相關資料，例如記者會完整流程、講辭介紹、企業或產品背景資料、照片…等，可讓曝光資訊更完整。另外記者通常都會分支線採訪，邀請函也需依據你的記者會內容發給對應的編採小組，像是生活產經、醫療、娛樂等，才不會得不到媒體回應喔！
現場活動進行與控管
當天讓記者會流程順利走完是唯一準則！所以現場時間安排及現場秩序要掌控良好，事前也建議先模擬突發狀況或是練習負面提問。在記者會中，也可以善用PPT、背板及播放影片等工具，讓記者會畫面更豐富。切記講者時間不宜太落落長，最後也要保留讓記者提問的時間，增加互動。
會後作業與發佈新聞稿
記者會結束後，除了恢復場地，更重要的是把事後新聞稿發給未出席的記者，才算是將記者會SOP走完！而新聞稿的內容包含傳遞企業要傳達的理念、簡單明瞭的公司或產品服務介紹，還有本次記者會的目的。透過新聞稿完整傳達來顯現新聞價值。後續也記得留下聯絡方式，或許還會有進一步合作的機會呢！
圖：整合行銷讓記者會帶來更多曝光/ Pixabay
創造更多曝光，來讓記者會發揮更大效益吧！
通常記者會結束後，話題就會跟著消失，若無法持續延伸話題、維持熱度，則相當可惜，那該如何延續話題呢？你可以透過整合線上的資源，利用網路的力量讓記者會有更大的曝光與傳散。（可參考此文，認識更多行銷手法：網路行銷 4 大案例分享，用各種行銷手法創造高成效！）
宏林跨媒體整合行銷案例參考：新聞媒體轉載分享巨匠美語創意影片
記者會流程眉角多，讓專業的來事半功倍
我們回到一開始讓你煩惱的問題，記者會流程看似複雜，花費的人力和心力難以計算，建議可以交由整合行銷公司來協助整合規劃，透過他們累積的經驗與人脈，確保媒體露出。現在記者會的形式有很多種，也能依照需求為企業或產品做客製化，尤其是透過行銷專業為記者會打造亮點，會讓你的記者會更加分，再加上其他整合行銷操作，讓行銷預算發揮最大價值！
記者會眉角多，別再獨自煩惱啦！體驗媒體魅力，記者會交給專家準沒錯！
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