辦活動怎麼準備？活動企劃企劃書、工作內容、活動SOP，活動企劃公司推薦！1 min read

你曾經辦過活動嗎？不管是品牌推廣、產品體驗、新品發佈等大型活動，或是讀書會、社團成發或研討會等小型活動，因活動目的不同，牽涉的工作和人力範圍就有所差異，若能一次掌握辦活動的關鍵知識或SOP，往後面對任何大小活動，必能得心應手的高效完成任務，今天就讓你第一次辦活動就上手！

辦活動的五大關鍵！活動企劃的企畫書怎麼寫？

不管大小活動，優先構思「活動目的」和「預算金費」是最重要的，若能清楚活動目的，就能在思考和溝通時更有效率；掌握活動預算，就能把錢花在刀口上，接下來掌握這五大關鍵項目，就能讓你的活動企劃如魚得水：

1.辦活動的關鍵角色：夥伴與受眾

辦活動過程中「人」分為兩種，第一種，是需要調動的工作人員，負責活動核心的企劃組、視覺概念的設計組和地點大小事宜的場地組等等，盤點目前擁有的人力資源去做最好的分配將是第一個著眼點；第二種，就是目標對象，不管對一般民眾，或是公司同仁，能把參與對象的在意的細節和需求都滿足的話，勢必能讓活動獲得一致的好評。

2.辦活動的關鍵事項：宣傳

究竟要做到哪些事情才能把活動辦得完美呢？後面將提出完整的SOP讓你快速且清楚瞭解辦活動的精隨，但就算活動辦得再好，沒有人參與也是空歡喜一場，所以活動的「宣傳」是相當重要的，可以從如何引起目標族群的注意？如何讓目標族群看完廣告感興趣？如何勾起目標族群想要解決問題或滿足需求的慾望？如何促使目標族群展開接下來的行動？等面向思考切入點，讓宣傳力道更有厚度。

3.辦活動的關鍵節點：時間控管

顧名思義就是包含了活動舉辦的日期和花費時間，另外在活動企畫中也需預估準備時程，在哪些時間節點，必須要完成哪些工作進度，能讓活動更有效率地完成。

4.辦活動的關鍵外在因素：地點與環境

舉辦活動的地點需要考量活動參與人數、場地大小、供電狀態、地理位置、是交通方式、天氣狀況等環境因素，若能事先前往場勘就在好不過了，真的無法到場，也花一點時間找尋實景照或致電場地單位瞭解詳細規範，更能把突發狀況降到最低。

5.辦活動的成敗關鍵：道具與器材

可以在腦中模擬活動現場的狀態，從場地的燈光、舞台、音樂到目標對象入場流程、活動感受和蒐集回饋等，依此邏輯進而延伸思考，就能一一列出需要的相關道具、物品或設備了。

迅速掌握關鍵資源！活動企劃工作內容大解析

在想如何高效率辦活動之前，需要先好好釐清各部門的工作項目是什麼，以及他們的執行細節有哪些：

1.活動企劃

是活動的核心角色，需要定出明確的主題、視覺的方向、參與的夥伴和行銷宣傳的策動等等，簡而言之就是活動的主要負責人，要去盯緊工作進度、跨單位協調相關細節，無論是團隊或個人，都是活動成敗的關鍵角色。

2.設計、道具與器材

在活動的藝術設計領域，視覺更需要精準傳達活動的主題和風格，要與企劃部門緊密溝通合作，扣緊主題的設計能讓活動凸顯鮮明的價值，而辦活動現場的細節如，道具製作、燈光及音響設備等，都是需要專業團隊來協助，所以事前的洽談與規劃也相當重要。

3.空間環境與場地

除了透過場勘確認活動地點外，安排現場的人流動線、區域的空間配置、場地的安全導引等都是辦活動不可或缺的一環，在不同場域的規劃也都有其眉角，隨身攜帶紙筆畫出示意圖是個能加快溝通的好方式。

4.現場機動與攝影

妥善的安排活動現場需要的人力是相當重要的，如果有相對充足的人力去應付突發狀況，讓活動順利結束的機會就會大增；也務必安排現場的攝影人員，除了捕捉活動精彩的瞬間，有時也能成為強而有力的證據讓活動更完美的落幕。

辦活動SOP大公開！你也能一手包辦大小事

活動企畫工作內容到底要做到哪些事情呢？可以從活動前、中、後來做通盤的思考，並套用人、事、時、地、物來整理：

1.事前準備

• 人：工作人員名單、合作廠商名單、主持人、攝影
• 事：活動企劃規劃、活動流程安排、整體活動預算預估、視覺設計、預計成效、備案準備、陳設與布置
• 時：當天活動時程規劃、準備時程規劃
• 地：場地洽談、場勘、動線規劃、場地用電
• 物：道具需求、燈光、音響、回饋問卷設計、活動合約、DM設計

2.當天執行

• 人：機動人員安排、人流導引、明確的工作分配
• 事：確認與執行活動大小事項
• 時：掌控活動時間與進度
• 地：實際現場發生的場地事宜
• 物：工作人員餐點

3.事後檢討

• 人：參與檢討的人員
• 事：工作表現與成效檢討
• 時：結案報告時間

活動企劃公司推薦

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辦活動會依照目的、人數、場地、時間等因素還有所差異，不管是大活動還是小活動，只要清楚掌握關鍵資源和SOP，就能成為辦活動達人！

 

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